32 Etika Semasa Bermesyuarat

1. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. Sekiranya tidak boleh hadir awal, elakkan dari terlewat, setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. Sekiranya terlewat, masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. 
2. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat, pastikan untuk memberi maklum balas. 
3. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti di dalam mesyuarat. 
4. Bersedia dengan pen dan kertas. 
5. Mulakan mesyuarat dengan membaca Ummul Kitab (Al-Fatihah). 
6. Sekiranya perlu membuat pembentangan, pastikan power point atau lampiran telah disediakan. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. 
7.  Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. 
8. Jangan berbual dengan ahli lain ketika bermesyuarat. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. 
9. Pastikan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit, jangan jawab panggilan ketika bermesyuarat. 
10. Sekiranya ingin bertanyakan soalan, angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. 
11. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. 
12. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. 
13. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. Jangan lakukan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. Sentiasa tenang walaupun isu yang dibincang agak panas. 
14. Hadir keseluruhan mesyuarat, kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. Tanamkan di dalam fikiran, bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. 
15. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. 
16. Sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan, terima dangan rela. Sekiranya tidak pasti, bertanya. 
17. Di dalam perbincangan, benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. 
18. Bercakap dengan tepat dan padat serta pastikan ianya relevan. 
19. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. 
20. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. 
21. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sebelum mesyuarat. 
22. Tampilkan diri anda secara profesional. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. 
23. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. 
24. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda, ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. 
25. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat. 
26. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah, pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. 
27. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir, sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan. 
28. Bersopan-santun dan hormati orang lain. Jangan menghina atau menggunakan kata-kata yang kurang sopan. 
29. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat, jangan bermain mesej, menghantar email, bersolek, memotong kuku, menyikat rambut dan lalin-lain. Ini bukanlah tempat yang sesuai. 
30. Pastikan “eye contact” 80 - 90 % sepanjang masa. 
31. Apabila mesyuarat telah berakhir, simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan, penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. Jangan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. 
32. Pastikan menangguhkan mesyuarat dengan membaca tasbih Kaffaratul Majlis dan Suratul ‘Asr.

Posted in: Info ITLA'